Es gibt viele Gründe, warum Sie plötzlich nicht mehr für Ihr Unternehmen erreichbar sein könnten. Gerade wenn Sie alleiniger Entscheidungsträger sind, sollten Sie daher eine Notfallregelung treffen, sodass die Geschäfte während Ihrer Abwesenheit weiterlaufen.

Einen Vertreter benennen

Als alleiniger Entscheidungsträger eines Unternehmens sollten Sie für alle außergewöhnlichen Situationen vorsorgen. Am besten ist es natürlich, wenn Ihre Firma während Ihrer Abwesenheit auf eine Person Ihres Vertrauens zurückgreifen kann. Daher sollten Sie einen Stellvertreter ernennen. Darüber hinaus ist es wichtig, schriftlich festzuhalten, wie genau in der Zeit Ihrer Abwesenheit verfahren werden soll.

Hinterlegen Sie hierzu zum Beispiel bei Ihrem Rechtsanwalt oder Steuerberater eine Notfallakte, die alle wichtigen Details zum weiteren Vorgehen enthält. Den Inhalt der Akte sollten Sie mindestens einmal im Jahr überprüfen und bei Bedarf anpassen. Informieren Sie zudem Ihren Stellvertreter, Ihre leitenden Angestellten sowie Ihre Sekretärin, wo sich die Notfallakte befindet.

Alles Wichtige in der Notfallakte festhalten

Die folgenden Angaben sollte Ihre Notfallakte auf jeden Fall enthalten:

• Vertretungsplan: Detaillierte Kompetenzverteilung,
• Vollmachten: Liste erteilter Vollmachten, zusätzliche Vollmachten für die Zeit Ihrer Abwesenheit,
• Nachlass: Abschrift oder Aufbewahrungsort Ihres Testamentes oder Erbvertrages,
• Schlüsselverzeichnis der Firma,
• Firmenversicherungen: Auflistung der Versicherungen und Kopien der Policen,
• Bankverbindungen: Aufstellung aller Bankkonten, Aufstellung der Kapitalanlagen, Liste der Bankvollmachten,
• Verträge: Kopien wichtiger Verträge
• Immobilien: Grundbuchauszüge und eine Auflistung des Immobilienbesitzes.